Politica de Tratamiento de Datos
M&SNOVALEX S.A.S
Fecha de entrada en vigor: Pendiente
Ultima actualizacion: 12-03-2026
Informacion de Contacto
| Responsable del Tratamiento | M&SNOVALEX S.A.S |
|---|---|
| NIT | 902041637 |
| Domicilio principal | Medellin, Antioquia, Colombia |
| Direccion | Calle 9b sur 79a-75 |
| Correo de atencion | msnovalex.soporte@gmail.com |
| Telefono/WhatsApp Business | 3167082613 |
| Horario de atencion | Lunes a viernes 8 am - 6 pm (abogado) / 24/7 (Agente virtual) |
1. Introduccion
M&SNOVALEX adopta esta Politica de Tratamiento de Datos Personales en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y su reglamentacion compilada en el Decreto 1074 de 2015. Esta politica protege el derecho a conocer, actualizar y rectificar datos personales y establece reglas claras para su tratamiento.
Alcance
- Visitantes del sitio web
- Usuarios de formularios y chatbot/agente virtual
- Potenciales clientes y clientes
- Proveedores y contratistas
- Aliados
- Aspirantes laborales (si se habilita)
- Asistentes a eventos o capacitaciones
Aplica a bases de datos en medios fisicos y digitales y a operaciones de recoleccion, almacenamiento, uso, circulacion, actualizacion, correccion, transmision y supresion.
2. Definiciones
| Dato personal | Informacion asociable a una persona natural determinada o determinable. |
|---|---|
| Titular | Persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento. |
| Tratamiento | Operacion sobre datos: recoleccion, almacenamiento, uso, circulacion, supresion, etc. |
| Responsable | Quien decide sobre la base de datos y/o el tratamiento. |
| Encargado | Quien realiza el tratamiento por cuenta del responsable. |
| Aviso de privacidad | Comunicacion que informa existencia de la politica, finalidades y acceso. |
| Dato sensible | Dato que afecta la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminacion. |
3. Finalidades del Tratamiento
- Atender consultas y solicitudes por web, correo, WhatsApp y agente virtual
- Contactar, agendar consultas, remitir cotizaciones y propuestas comerciales
- Prestar servicios juridicos en relacion contractual o precontractual
- Gestionar documentos, comunicaciones, facturacion, cartera y cumplimiento contable/tributario
- Operar herramientas tecnologicas para orientacion preliminar y mejora de calidad/seguridad
- Atender PQR, habeas data y requerimientos de autoridades
- Enviar informacion institucional o comercial cuando haya autorizacion o base legal aplicable
Si hay un cambio sustancial en la finalidad, M&SNOVALEX informara al titular y solicitara una nueva autorizacion cuando la ley lo exija.
4. Categorias de Datos Tratados
- Identificacion y contacto: nombre, documento, correo, telefono, ciudad, direccion
- Profesionales/comerciales: empresa, cargo, representacion legal, facturacion
- Tecnicos y navegacion: IP, navegador, dispositivo, fecha/hora, logs, cookies
- Transaccionales: referencia, estado, valor y fecha del pago
- Datos incluidos por el titular en formularios, chat, WhatsApp, correos y anexos
5. Area Responsable de Proteccion de Datos
La atencion de consultas y reclamos estara a cargo del Area Juridica y de Cumplimiento, responsable de tramitar solicitudes, responder al titular, coordinar medidas de seguridad y actualizar bases de datos.
6. Datos Sensibles
Cookies y tecnologias similares
- Cookies esenciales: funcionamiento y seguridad del sitio
- Cookies de preferencias, analitica y/o marketing: segun eleccion del usuario
- Opciones del banner: aceptar, rechazar no esenciales, configurar
- El usuario puede cambiar su decision desde "Preferencias de cookies"
M&SNOVALEX conserva evidencia tecnica de la decision del usuario (categorias autorizadas y fecha/hora).
Datos sensibles adicionales
Como regla general no se solicitan datos sensibles para navegacion o contacto inicial. Si en un caso concreto son necesarios, se informara su caracter facultativo, finalidad, autorizacion expresa y medidas reforzadas de seguridad.
7. Datos de Ninos, Ninas y Adolescentes (NNA)
El sitio y el agente virtual no estan dirigidos principalmente a menores de edad. Si excepcionalmente se tratan datos de NNA, se aplicara interes superior del menor, minimizacion de datos y autorizacion del representante legal.
Obtencion de autorizacion
La autorizacion previa, expresa e informada podra obtenerse por formularios web con checkbox, aceptacion en chatbot, correo, mensajes de datos, formatos fisicos, grabaciones de llamada u otros medios idoneos.
8. Excepciones a la Autorizacion
Conforme al articulo 10 de la Ley 1581 de 2012, no se requiere autorizacion del titular en:
- a) Requerimiento de entidad publica/administrativa o por orden judicial
- b) Datos de naturaleza publica
- c) Urgencia medica o sanitaria
- d) Fines historicos, estadisticos o cientificos autorizados por ley
- e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas
Procedimiento interno cuando se use una excepcion
- Literal aplicable (a, b, c, d, e)
- Finalidad concreta y fundamento legal/orden
- Datos tratados y tiempo de tratamiento
- Control de acceso: quien accedio a la informacion
- Evidencia del requerimiento
9. Derechos de los Titulares
- Conocer, actualizar y rectificar datos
- Solicitar prueba de autorizacion (cuando proceda)
- Ser informado del uso dado a sus datos
- Revocar autorizacion y/o solicitar supresion cuando proceda
- Presentar queja ante la SIC, previa gestion ante M&SNOVALEX
- Acceder gratuitamente a sus datos en los terminos legales
El acceso gratuito cubre sus datos y la informacion minima asociada. No incluye asesoria juridica, analisis profesional, conceptos, redaccion de documentos o estrategias legales.
10. Procedimiento para Consultas y Reclamos
La solicitud debe incluir identificacion del titular, datos de contacto, descripcion clara y soportes.
Tipos de reclamo: correccion, actualizacion, supresion, revocatoria e incumplimiento del regimen de datos.
| Tipo | Plazo Inicial | Plazo Adicional | Maximo Total |
|---|---|---|---|
| Consultas | 10 dias habiles | 5 dias habiles | 15 dias habiles |
| Reclamos | 15 dias habiles | 8 dias habiles | 23 dias habiles |
11. Medidas de Seguridad
- Control de accesos por roles y gestion de credenciales
- Cifrado en transito (HTTPS) y registros de eventos/trazabilidad
- Copias de seguridad, acuerdos de confidencialidad y gestion de incidentes
- Seleccion y control de proveedores con criterios de seguridad y confidencialidad
12. Transmision y Transferencia de Datos
M&SNOVALEX podra transmitir o transferir datos a terceros en Colombia o exterior para cumplir finalidades informadas, incluyendo hosting/cloud, correo/mensajeria, CRM/agenda, pasarelas de pago, analitica, soporte tecnico y automatizacion/IA.
Se adoptan medidas contractuales y organizacionales para limitar acceso, exigir confidencialidad y asegurar finalidades compatibles.
13. Vigencia y Conservacion
Esta politica rige desde la fecha indicada y estara vigente mientras se traten datos personales.
Los datos se conservaran para cumplir finalidades, obligaciones legales, requerimientos de autoridad y defensa juridica.
Luego podran suprimirse, anonimizarse o bloquearse. Conversaciones, logs y evidencias de consentimiento podran conservarse por un plazo razonable para soporte, trazabilidad, seguridad y defensa juridica.
14. Cambios a la Politica
M&SNOVALEX podra modificar esta politica por cambios normativos, tecnologicos, operativos o del modelo de servicio. Si el cambio es sustancial y afecta la finalidad o el contenido de la autorizacion, se informara al titular y se solicitara nueva autorizacion cuando sea exigible.
Esta politica estara disponible en www.msnovalex.com y podra solicitarse por correo de habeas data.
Aceptacion de Terminos y Condiciones
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